نامه‌نگاری، یکی از مهم‌ترین راه‌های ارتباطی با ناشران و شرکت‌های تولید‌کننده‌ی بازی است: سندیت دارد، سریع است و از همه مهم‌تر دری برای ارتباط جدی‌تر باز می‌کند. ارسال ایمیل به نظر کار آسانی است، ولی واقعیت این است که می‌تواند چالشی هم باشد به خصوص اگر نکات اصلی و کلیدی نامه‌نگاری را در آن رعایت نکنید. تصور کنید که «ایمیل» قرار است نمایند‌ه‌ی شما نزد آن ناشر باشد و همانطور که لباس‌ها و پوشش ما در یک جلسه‌ی کاری تصویری از شخصیت ما ارائه می‌دهند، نحوه نگارش نامه هم می‌تواند معرف ما برای مخاطب باشد بدون اینکه ما را دیده باشند.
علت اصلی اینکه این مطلب را می‌نویسم این است که در طول این چند سال بارها و به کرات نامه‌هایی را دریافت کرده‌ام که نه تنها اصول پایه‌ای نامه‌نگاری را رعایت نکرده‌اند که حتی گاها نامناسب و ناخوشایند هم بوده‌اند. توجه کنید که یک نامه‌ی نامناسب می‌تواند هرگونه امکان همکاری شما با طرف مقابل را برای همیشه از بین ببرد، چرا که نامه‌های بعدی شما بدون باز شدن یک راست به سمت پوشه‌ی اسپم هدایت خواهند شد. از آن سمت یک نامه‌ی مناسب و درست، می‌تواند نام شما را در ذهن ناشر زنده نگاه دارد و اعتباری به آن ببخشد. دقت کنید که حتی اگر بهترین طرح و ایده‌ی بازی را داشته باشید ولی در قدم اول ارتباط به درستی عمل نکنید احتمال همکاری تقریبا صفر است، زیرا ناشر ترجیح می‌دهد با فردی طرف باشد که حرفه‌ای است و اصول کاری صحیح را می‌شناسد.
در ادامه نکاتی که حتما باید حین نگارش ایمیل مد نظر داشته باشید را ذکر می‌کنم:
ایمیل گیرنده را پیدا کنید؛ قدم اول پیدا کردن آدرس ایمیل گیرنده است. تقربیا تمامی شرکت‌ها و گروه‌ها یک آدرس ایمیل دارند و معمولا در سایت‌شان یک صفحه‌ی «ارتباط با ما» وجود دارد که می‌توانید آن را پیدا کنید. مثلا آدرس ایمیل ما در قسمت «تماس با رومیز» قابل دسترسی است. گاهی یک ناشر بخش مشخصی را برای ارتباط معین کرده، مثلا ممکن است برای ارسال طرح بازی صفحه‌ای را جداگانه ساخته باشد و دیگر نیازی به ارسال ایمیل نباشد. در کل هم پیشنهاد می‌کنم اگر تولیدکننده‌ای را پیدا کردید که آدرس ایمیل ندارد بهتر است وقت خود را تلف نکنید و سراغ ناشر دیگری بروید.
آدرس ایمیل موجهی داشته باشید؛ تصور کنید در یک جلسه‌ی کاری نشسته‌اید و مسوول جلسه دارد کسانی که حضور دارند را معرفی می‌کند، به نام شما که می‌رسد می‌گوید امیر کینگ آو دد ۲۰۱۰!! به شما این اطمینان را می‌دهم که ناشری که با چنین آدرس ایمیلی در صندوق پستی‌اش روبرو شود قبل از اینکه ایمیل را باز کند تصمیم خود را گرفته و با دم دستی‌ترین بهانه درخواست شما را رد خواهد کرد. دقت کنید که داشتن یک آدرس ایمیل معتبر و مرتبط با هویت شما از اوجب واجبات است، چرا که مانند جلد کتاب، اولین محل تلاقی مخاطب با درخواست شما است. پیشنهاد می‌کنم حتما آدرس ایمیلی حاوی نام و نام خانوادگی خود داشته باشید.
موضوع ایمیل را مشخص کنید؛ باورتان بشود یا نه بارها ایمیل‌هایی دریافت کرده‌ام که کل ایمیل در موضوع آن قرار داده شده بود!! هر نامه‌ای یک موضوع دارد که مشخص کننده‌ی محتوای آن به صورت کلی است تا گیرنده بداند با چه موضوعی روبرو است. مثلا عنوان نامه می‌تواند اینها باشد: طرح یک بازی کارتی، پیشنهاد همکاری در زمینه‌ی تولید محتوا، ایده‌ی افزونه‌ی بازی فلان، مشکل کسری قطعات بازی بیسار و غیره. مطمئن شوید که موضوع نامه (Subject) واضح، مشخص و مرتبط با گیرنده‌ی آن است.
به گیرنده سلام کنید؛ حتما نامه را با سلام کردن به گیرنده‌ی نامه شروع کنید. اگر نام مخاطب نامه را نمی‌دانید (که کاملا بدیهی است) و مطمئن نیستید که چه کسی نامه را می‌خواند از اشخاص نام نبرید و به جای آن از عناوین کلی مثل «سلام به تیم ….» و غیره شروع کنید. در سلام و احوال‌پرسی زیاده‌روی نکنید و اگر آشنایی با مخاطب ندارید پسرخاله نشوید. سعی کنید لحن خود را رسمی ولی صمیمانه نگه دارید.
خودتان را معرفی کنید؛ اگر برای اولین بار است که با گیرنده تماس می‌گیرید پس قاعدتا او روحش هم خبر ندارد که شما کی هستید. بهتر است بعد از عرض سلام ابتدا خودتان را مختصر و مفید معرفی کنید. نام کامل خودتان و هر سابقه‌ای که به موضوع اصلی نامه مربوط می‌شود را ذکر کنید. حتی می‌توانید از روش آشنا شدن با آن مجموعه، بدون زیاد کردن حجم پیاز داغ، بگویید.
بروید سر اصل مطلب؛ دیگر زیاد کشش هم ندهید و بعد از یک معرفی مختصر از خودتان بروید سر اصل مطلب و اینکه چه درخواستی دارید. در مورد موضوع ارسال طرح بازی نکاتی هست که حتما باید به آنها توجه کنید و با اینکه بارها قبلا این نکات را در مقالات دیگر گفته‌ایم ولی همچنان روزانه نامه‌هایی دریافت می‌کنم که به روش نادرستی طرح بازی خود را ارسال کرده‌اند. برای ارسال طرح بازی:
- مختصری از بازی بگویید، اینکه بازی چه سبکی است، چه ویژگی‌های خاصی دارد و چرا فکر می‌کنید برای آن ناشر مناسب است. تصور کنید که قرار است قدم به قدم پیش بروید و ابتدا می‌خواهید ببینید که در همین مرحله آیا بازی برای ناشر جذاب است یا نه. می‌توانید همراه توضیح، یک سل شیت (یا پروپوزال یک صفحه‌ای که اینجا در مورد آن مفصل گفته‌ایم) هم به پیوست نامه ارسال کنید.
- هدف از ارسال نامه تاثیرگذاری مثبت روی خواننده است. تصور کنید که می‌خواهید در چند جمله حس و حال بازی را توضیح دهید و تاثیر خوبی روی خواننده نامه بگذارید، پس وقت او را با جزییات حوصله سربر تلف نکنید و به جای آن فقط نکات مهم و جذاب بازی خودتان را مطرح کنید. اگر تصویری از ماکت بازی دارید هم می‌توانید به ایمیل پیوست کنید و یادتان باشد هر فایلی که به ایمیل پیوست می‌کنید در متن نامه به آن اشاره کنید: «تصاویر مربوط به ماکت اولیه‌ی بازی را برای شما به پیوست همین نامه قرار دادم.»
- هیچگاه روش بازی را در متن نامه شرح ندهید. یکی از رایج‌ترین اشتباهات در نامه‌هایی که دریافت می‌کنم همین مساله است. ناشر در اولین و حتی دومین نامه به دنبال فهمیدن روش بازی نیست و اگر شروع به شرح بازی کنید و بگویید «بازیکنان اول نفری سه کارت می‌گیرند و بعد هر کدام در نوبت خود یک کارت بازی کرده و یا می‌توانند یک سکه از بانک…» هنوز توضیح شما تمام نشده ایمیل را خواهد بست. پس در اولین ایمیل تنها روی کلیات و ویژگی‌های کلیدی بازی تمرکز کنید. اگر ناشر به بازی شما علاقمند شود در پاسخ نامه از شما راهنمای بازی یا ویدیوی نحوه‌ی بازی را خواهد خواست.
- با قضاوت شخصی در مورد بازی خودتان صحبت نکنید. اگر در مورد بازی اطلاعاتی می‌دهید تلاش کنید تا بدون اغراق و گزافه‌گویی باشد. نگویید:«یک ایده‌ی عالی دارم که تا حالا نظیرش نبوده و میتونه بترکونه» به جای آن تلاش کنید نکات واقعی طرح را برجسته کنید و به آنها اشاره کنید: «این بازی ترکیبی از دو سبک نقش مخفی و حراج است و تا جاییکه اطلاع دارم بازی‌های زیادی به این شکل طراحی نشده است». برای یک ناشر خیلی مهم است که بداند چرا باید بازی شما را تولید کند؟ آیا ویژگی خاصی هست که بازی شما را از بازی‌های دیگر متمایز می‌کند؟ آیا دلیلی دارید که نشان بدهد بازی شما قرار است فروش خوبی داشته باشد و ارزش سرمایه‌گذاری مالی و زمانی را داشته باشد؟ پس به جای تحویل گرفتن خودتان و بازیتان، به این سوالات خوب فکر کنید و اگر پاسخی برای آنها دارید حتما به آنها اشاره کنید.
پایان‌بندی مناسبی انتخاب کنید؛ بعد از اینکه مطلب را کامل مطرح کردید نامه را با یک یا دوجمله ببندید. اگر قرار است منتظر دریافت پاسخ باشید آن را محترمانه مطرح کنید: «خوشحال می‌شوم اگر مایل باشید اطلاعات بیشتری از بازی در اختیارتان قرار بدهم.» در نهایت هم با یک «ارادتمند»، «با احترام» و امثال آن نامه را تمام کنید.
البته نکات دیگری هم هست که بهتر است به آنها توجه کنید مثل املای صحیح کلمات، نگارش درست متن، انتخاب فونت مناسب و غیره. به طور معمول اگر تا یک هفته پاسخی دریافت نکردید می‌توانید یک ایمیل پیگیری بفرستید. البته فراموش نکنید که همواره لحن محترمانه‌ای داشته باشید و هیچگاه طلبکارانه برخورد نکنید.
یادتان نرود که اگر پاسخی دریافت کردید که با انتظارتان متفاوت بود دلیلش این نیست که ناشر با شما پدر کشتگی دارد، بلکه صرفا مساله کاری و حرفه‌ای است، پس حتما از اینکه برای بررسی طرح شما زمان گذاشته‌اند تشکر کنید و امیدوار باشید که طرح‌های بعدی شما مورد پذیرش واقع شود و یادتان باشد که ارتباطی که شکل می‌گیرد در درازمدت اهمیت و ارزش بیشتری دارد.
